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毎日の業務に追われて、サービス残業に疲れたそこのあなたに伝授!!仕事を早く終わらせるスキルハック3選

生活

「仕事術とは、何か!」この記事に辿り着いた人はすでに普段から仕事について「どうやったら、もっと効率化ができるのか!」や「仕事術とは何か」について考えているのだろう。

そんな悩みに対して簡潔に解決できるであろうスキルハックを今回はわかりやすく解説していく記事になっています。

まず、日本人には昔からある根強い固定概念が染み付いている。それは、「努力することは良いこと」といった生半可な文化が固定概念として根強く残っていることだ。この特徴はまいったことに真面目で誠実な人であればあるほど「自分の努力が足りない」、「もっと時間をかければうまくいく」などといった考え方を持っている傾向にある。

これでは、生産性が上がるものも上がらないで終わってしまうのだ。

だから日本人は「世界で最も勤勉だ」と言われているのにも関わらず、先進国の中で一番生産性がないと言われてしまっているのが現状なのである。

 

そんな勤勉で真面目な日本人の方に今回は、誰でもすぐに行動できる仕事術を簡潔にお伝えしたいと思う。

8分野ある仕事術の中から3つの仕事術を伝授!

まず、仕事術の中には8分野仕事術があると言われている。始めは、その8つの分野について話をするとしよう。

8分野の仕事術

①時間編集術

②段取り術

③コミュニケーション術

④資料作成術

⑤会議術

⑥学び術

⑦超思考術

⑧発想術

主にこちらの8つの分野が仕事術で使われるテーマのほとんどになっていいます。

これだけのテーマを学ぶだけでも正直心が「ポキ」っと折れそうになると思います。だって、この8分野学ぶだけでも最低8つの書籍の読書時間と書籍代の先行投資が必要になってくるのだから、ビジネス意識のない人だととても大変です。

 

なので、今回はビジネス意識が例え低い人でも思考の変化やちょっとした時間の使い方の工夫をするだけで、あなた自身の仕事への在り方が変わる仕事術を伝授していきます。

仕事術とは?

そもそも「仕事術」とは?

何なのか!知る人が少ないと思われます。では、これに対しての答えを申しますと。

仕事術とは?

  • より少ない時間・人員・コストで、より高い成果を出すための工夫のこと

 

を表している。

仕事術をマスターする上で、ぜひ理解してもらいたいのが「生産性」という概念だ。

生産性とは「 労働・設備・原材料などの投入量と、これによって作り出される生産物の産出量の比率」のことを指す。

仕事をしていく上でこの考え方はとても重要だ。

  • 「成果」を増やす
  • 「投入資源」を減らす

のどちらかが必要であることがわかる。

また、「仕事の効率化」と聞くと「仕事量を減らす」という「減らす視点」に偏りがちだが、本当に大事になってくるのは「分母(投入資源)と分子(成果)の比率」である。

今は、決まった成果に対して投入資源を減らす局面なのか?

今は、ある程度資源を投入しても成果を最大化する局面なのか?

を自らの知恵で見極めることだ。

脳内を整理させた超思考術

仕事をする上で、思考をして行動することは何よりも重要であることをまずは、控えていて欲しい。ここ最近の世の中は、インターネットが急速に普及したおかげで膨大な情報に溢れる情報社会化した時代となった。

その中で仕事を円滑でスムーズにこなし、そして他の他人との差別化をするためには「知識量」<「思考力」をあげて戦うことがとても重要で、「思考力」を上げることで独自の競争力をつけることができる。

「思考力」とは、いわば「知恵」の事を表している。そして「知識量」とは知識の数であり、「知識」とは文字や文章、図解、データなどの人間の目で確かめられる「形として目で見える」ものである。

一方で「思考力」とは、やはり「形として目では見えない」ので、真似をされることは極端に減るため独自性が取れるものとなるのであろう。

だが、しかしその「思考力」を身につける際は、やはり大量の知識をインプットする必要が出てくる。そしてインプットした上で毎日いろんなことに対して自分自身に「問いを投げかける」ことがとても重要であり、その行動こそが一番思考力をつける。

例えばの話だが、 …ビジネスシーンで例えると

ビジネスは問題解決することが基本である。その中で、壁にぶつかった時あなたは「何か考えなきゃ、でも何を考えていいかも分からない」そう言った場面がよくあると思うが、そんな時にすぐに「答え」を求めてはならないことだ。

何故ならすぐに「答え」を求めると答えには辿り着かないし、「思考力」も身につかないからだ。

そんな時は、「適切な問い」を自分に投げかけることをお勧めする!

 

例えばあなたの担当する商品の売り上げが下がったとする。

もし、すぐに「答え」を探したとすると   「どうすれば売り上げを上げることができるのか?」

を考えるであろう!しかし、これでは次のステップで何をすれば良いのかが分からなくなる。なのでこれは間違えで、ここはちゃんと「適切な問い」を探していくのが正解なのです。

例で言うと   「なぜ売上が下がったのか?」

「どのようなお客様の客単価が下がったのか?」

 

と言うふうに「適切な問い」を探したことで、売り上げがなぜ下がったのかを突き止めることができ、何から手を付けていいかがわからない」という状態を抜け出し「売上が下がった原因を突き止める」という次のアクションにつなげられた。そして次に原因が「客単価が下がっている」とわかると「なぜ客単価が下がったのか?」と言う問いをさらにかけることができる。

 

このようにビジネスシーンでは問題解決の連続なので、常に冷静に「適切な問いを探す」思考意識を持つことだけで考え方と次に動くべき行動が取れるようになってくる。

日々の作業を効率化させる時間編集術

まず、一つこの記事を読んでいるあなたに伝えておくと「時間はお金よりも貴重だ」と言うことです。

この事実に気づくことはとても大事なことです!人は誰しもが最初何も持っていないところから始まります。例え生まれた時から地位や名誉を持っているのであれば、それは全て親の力です。だからレールの敷いてないところから始まる人生であるのであれば若いうちは何も持っていなければ、地位も名誉も持っていないのです。

だから初めは皆成功するため時間を切り売りして努力をする。

そして…「時間に追われて、気が付けば毎日が過ぎ去っていく」この違和感に達した時、人はまた「お金のために、時間を切り売りしている気がする」と気づくことができる。

このことに気づいた時、もっと早く成功を収めなければならないと思うようになり、もっと時間を切り売りして努力するようになる。そこでもがいて、もがいて仕事を成功させたとしても、「もう手遅れ」ってことがある。そこでようやく真の意味で「時間はお金よりも貴重だ」と言うことに気付かされることとなるのだ。

 

「お金」は、例え失ったとしても後から取り戻すことができる。しかし「時間」は誰もが平等に一方的に減っていくだけであり、後から取り戻すことはできない。また、お金は工夫次第で増やすことができるが、人は時間を創造することはできない。

だからこそ「時間」を大切にし、もっと早く成功させるためにも人は「時間術」を学ばなくてはならない。

「時間術」とは、人が仕事をする際に最も効率的で無駄な作業を極限まで減らし、どういった行動をとるのかと言うことを「時間術」と言う。

時間を増やすためには、まず、己のマインド面が非常に関係してくる。では、どうすれば良いのかと言うところだが、これは己が「当事者意識を持ち主体的に動かなくてはならない」このマインドを持つことが非常に重要になる。

これは7つの習慣という本の序盤に書いてあることである。

当事者意識を持つことで、どのような仕事も「他人事の仕事」から「自分事に仕事」に変わる。

すると、一つ一つの仕事に問題意識が持てるようになるので「なぜ、このような問題が生じているのか?」「この問題をどう解決すればいいのか?」など、物事を考えるきっかけが掴めるようになる。

このように物事を考えるきっかけを自分で作れるようになれば、そううち「自分の頭で考える習慣」が身につけることができる。そして自分の頭で考えることができれば、周りに対して意見を述べる時でも、自分に自信が持てるようになり、言われたことしかできない「受け身の姿勢」から抜け出せるようになる。

その結果として、他人に振り回されず、自分でコントロールできる主体的な時間を増やすことができるようになる。

このようにして自分から主体的に考え行動できれば、自ずと、自分の時間が増えることだあろう。

伝え方で変わる!コミニュケーション術

この章では、コミュニケーション術についてお話しする。コミュニケーションは人が生きていく上で一番多用するスキルである。なのでコミュニケーション術を極めることは、自然と己を成功へと導くためのバイブルスキルとなる。

バイブルスキルとは、今僕が作った言葉になるが意味は、「人が一番身につけるべき力」のことだ。

 

  1. 「言ったはずなのに、伝わってなかった」
  2. 「伝えたはずなのに、動いてくれなかった」

この二つの言葉の結果。仕事の終盤になり、「作業の抜け漏れ」が明らかになってバタバタし、大騒ぎになると言った経験は、あなたが仕事をやっていればよくあることではないでしょうか?

この経験はほとんどの人が経験済みであろう。自分以外の相手に対して何か説明をするとき、絶対に使うのが「言葉」だ。しかし、言葉はいったん発せられると「伝える側」の手を離れて、その解釈は「受け取る側」の理解力委ねられる。この言葉のギャップこそが「言ったはずなのに伝わっていない」っと言った状態ですを表している。

人は仕事にのめりこむほど「自分はこう思う」「自分はこう感じた」など自分中心に回ってしまう傾向にある。そのため相手の視点を見失う結果となり、仕事がうまく回らない。

しかし、どんな仕事も結局は「人と人との営み」なのである。だったら「相手を理解する」「相手に理解、共感してもらう」と言ったこともかなり重要項目となる。そこで、どういった行動を取るのかを知りたいと思っているのでしょう。

それでは3つのポイントを教えます。⏬下をご覧ください。

  • 相手にとってわかりやすい言葉を選ぶ
  • 相手にとってわかりやすい説明の順番を考える
  • 相手の頭を整理する伝え方をす

相手にとってわかりやすい言葉を選ぶには、その前提として相手の知識レベルを把握しておかなければならない。例えば「業界知識」「職務知識」「専門用語の知識」などだ。

優秀な人であればあるほど、つい「自分は専門家である」という自負から「専門家感」を出したくなって、専門用語や外来語を多用しがちだ。しかし説明の目的は「専門家感を出すこと」ではなく「相手にわかってもらい、動いてもらうこと」であることを肝に銘じておきたいところだ。

二つ目として「相手にとってわかりやすい説明の順番を考える」これは、相手にとって一番理解しやすい言葉や順番を決めて話すことだ。

人はつい「自分が考えた順番」で物事を話してしまいがちだ。しかし目的は「相手に理解してもらい、相手を動かすこと」である以上、相手から逆算して「相手が理解しやすい順番」を考えておく必要がある。

もし相手が「一つ一つ納得しながら話を聞くタイプ」なら、丹念に積み上げ型の説明をするとわかりやすいだろう。

一方で、相手が「結論を先に知りたいタイプ」なら「すべきことはこれです」「その理由は3つありまして…」「1つ目は…」「2つ目は…」「3つ目は…」という結論先行型の説明がわかりやすい。

相手のタイプや性格によって「わかりやすい話の順番」は変わる。よって「相手はどんなタイプなのか?」を見極めて、説明の順番を変えるようにしよう。

 

最後に3つめだが、話をする時「相手の頭を整理する伝え方をする」ということを考えてから説明を話す。

ものすごく当たり前のことだが、とても重要である。相手はあなたから説明をもらうまで、何も分からないのが普通ですが、その状態から説明をして、相手の頭の中を「白紙の状態」から、「実際に行動できるレベル」までこちらが頭の中で整理したことを、相手にも理解してもらわなくてはならない。

その時に役に立つ言葉が「指し示す枕詞」である。

これは何かというと

  • 「続いて現状課題についてですが…」
  • 「これから発表する内容ですが…」
  • 「この解決策としては…..

などこれらの冒頭の初めに「これからどんな説明をするのか!」というための軽い説明文が「指し示す枕詞」である。

ですから相手は「次は〇〇について話すんだな」と頭の中で心構えができるので、より理解してもらいやすくなる。

言葉はこのようにして人と人の繋がりを作る反面、うまく伝えないと人との間に「壁」を作ってしまうことがあるので、伝える技術コミュニケーション能力はとても大事な、バイブルスキルなのだ。だからこの記事を読んだあなたも是非ともコミュニケーション能力を育ててもらいたい。

 

仕事術!まとめ

ここからはまとめです。今回は8分野ある仕事術の中から3つの仕事術を伝授してまいりました。

3つのテーマはこちら…

  • 脳内を整理させた超思考術
  • 日々の作業を効率化させる時間編集術
  • 伝え方で変わる!コミニュケーション術

この3つのテーマについて触れてきました。仕事を早く終わらせ、なおかつ仕事の生産性を上げる技術それこそが仕事術である。この仕事術をマスターし己の自信をつけることでより仕事がうまくいき、仕事が捗ることによりお金より大切な時間を作ることができる。これができるのが仕事をする上での技術スキルハックだ。是非とも皆さんには学んで欲しい「技術」である。

 

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